이 가이드는 정규직 근로계약서의 법정 필수 기재사항과 항목별 작성 문구 예시를 바탕으로, 서면 교부 시점과 작성 이후 관리까지 안내한다.
근로계약서는 임금 구성항목･소정근로시간･주휴일･연차유급휴가를 서면으로 명시해 교부해야 하고, 미교부는 500만 원 이하 벌금 대상이 될 수 있으며 법 기준에 못 미치는 조항은 그 부분만 무효가 된다.
ZUZU는 근로계약서 작성･교부･변경･3년 보존 리스크를 점검할 기준을 정리하고, 표준 근로계약서･임직원 정보 연동･인영 자동 날인･모두싸인 전자서명을 지원하는 ZUZU start의 전자계약 기능도 제공한다.
법령 기준 안내
이 콘텐츠는 2026년 10월 기준 근로기준법 제15조, 제17조, 제20조, 제42조, 제114조와 같은 법 시행령 제8조, 제22조를 바탕으로 작성했어요.
정규직 근로계약서 작성, 미리 알아둘 것
근로계약이 무엇인가요?
근로계약은 근로자가 회사에 근로를 제공하고 회사는 이에 대해 임금을 지급하기로 하는 계약이에요. 근로계약을 체결할 때는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 같은 핵심 근로조건을 근로자에게 명시해야 해요.
근로계약서는 왜 써야 하나요?
임금과 근로시간 같은 핵심 조건을 서면으로 분명히 남겨 근로자와 회사 모두의 권리를 보호하기 위해서예요. 정규직 근로계약에서 근로조건을 명시하지 않거나 서면(전자문서 포함)을 교부하지 않으면 근로기준법 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있어요.
근로계약서는 언제 작성해야 하나요?
근로기준법에는 근로계약서를 쓰는 시점이 따로 정해져 있지 않아요. 다만 근로계약을 체결할 때 근로조건을 명시해야 하므로 입사 전이나 첫 출근일에 작성하는 것이 안전해요. 늦게 작성해도 곧바로 처벌받는 것은 아니지만, 근로관계가 끝난 뒤 신고가 들어오면 체결 당시 교부하지 않은 사실이 문제가 될 수 있어요.
근로계약은 어떻게 나뉘나요?
근로기간이 정해져 있는지에 따라 기간의 정함이 없는 근로자(정규직)와 기간제근로자로 나뉘어요. 통상 근로자보다 소정근로시간이 짧으면 단시간근로자로 보고, 이 경우에는 근로일별 근로시간까지 서면에 적어야 해요.
법정 필수 항목을 실제로 어떤 문장으로 적어야 할지 막막하다면, 아래 예시 문구를 참고해서 우리 회사 조건에 맞게 숫자와 표현만 바꿔 사용하세요.
임금 구성항목 기재 예시
월 기본급 3,000,000원, 식대 100,000원(비과세), 직책수당 200,000원을 매월 25일 근로자 명의의 예금계좌로 지급한다. 연장·야간·휴일근로수당은 근로기준법에 따라 별도로 계산하여 지급한다.
소정근로시간 표기 예시
소정근로시간은 1일 8시간(09:00-18:00, 휴게시간 12:00-13:00 제외), 1주 40시간으로 한다.
주휴일·연차유급휴가 명시 예시
주휴일은 매주 일요일로 하며, 근로기준법 제55조에 따라 유급으로 부여한다. 연차유급휴가는 근로기준법 제60조 및 회사 취업규칙에 따라 부여한다.
근무 장소·종사 업무 기재 예시
근무 장소는 서울특별시 강남구 OO빌딩 본사로 하며, 회사의 사업상 필요에 따라 변경될 수 있다. 담당 업무는 ‘재무회계 및 급여 관리’로 한다.
표준 양식 구성 예시
위 항목을 한 장의 계약서로 묶으면 아래 순서가 일반적이에요. 고용노동부가 배포하는 표준근로계약서도 같은 항목을 중심으로 구성되어 있으니, 회사 양식이 없다면 이를 바탕으로 시작해도 좋아요.
조항
기재 내용
계약 당사자
회사명, 대표자, 근로자 성명
근로개시일
2026년 OO월 OO일부터 근로를 개시하며, 근로계약기간은 정하지 않는다.
근무 장소·업무
서울특별시 강남구 OO빌딩 본사, 재무회계 및 급여 관리
소정근로시간
09:00-18:00(휴게시간 12:00-13:00), 1일 8시간, 1주 40시간
주휴일
매주 일요일
임금
월 기본급 3,000,000원, 식대 100,000원(비과세), 직책수당 200,000원, 매월 25일 계좌 이체
연차유급휴가
근로기준법과 취업규칙에 따라 부여
그 밖의 사항
이 계약에 정하지 않은 사항은 근로기준법과 취업규칙에 따른다.
서명
근로계약서 작성일, 회사와 근로자의 서명(또는 전자서명)
위 예시는 정규직 표준 형태를 기준으로 한 참고용 문구이며, 실제 계약서에는 회사의 취업규칙·임금규정에 맞춰 구체적인 금액·시간·조건을 반영해야 해요.
기간제·단시간 근로자는 조금 달라요
기간제, 단시간 근로자의 근로계약서에도 필수로 작성해야 하는 항목이 있는데요. 써야하는 내용이 정규직 근로자와 조금 달라요.
1. 임금의 구성항목, 계산 방법, 지급 방법
정규직 근로자와 마찬가지로 임금의 구성항목이 어떻게 계산되는지, 어떤 방식으로 지급할 것인지 명시해 주세요.
2. 근로 시간, 휴게에 관한 사항
단시간근로자의 경우 근로일별로 근로 시간을 정하여 명시해야 합니다. 따라서 요일별로 근로 시간이 몇 시간인지 기재해 주세요.
3. 휴일, 휴가
주 15시간 이상 근로하는 근로자가 1주간의 소정근로일수를 개근할 경우 1주 1회 이상의 유급휴가(주휴일)를 부여해야 해요. 또한 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게 15일의 휴가를 주어야 하며, 근로기간이 1년 미만인 근로자 또는 1년간 80% 미만 출근한 근로자에게는 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 준다는 내용이 포함되어야 해요.
4. 취업 장소와 종사 업무
근로 장소와 어떤 업무를 하는지 명시해 주세요.
5. 근로계약 기간
기간의 정함이 없는 근로자와 다르게 근로 개시일과 근로 종료일을 명시해야 해요.
이어서 읽어보면 좋은 가이드
필수 항목을 채웠다면, 아래 가이드에서 계약서에 쓰는 문구가 실제로 효력이 있는지 한 번 더 점검해 보세요.
근로계약서는 양식을 채우는 문서처럼 보이지만, 실제 분쟁에서는 언제 교부했는지, 무엇을 빠뜨렸는지, 계약서에 어떤 조항을 넣었는지, 나중에 바뀐 조건을 다시 서면으로 남겼는지가 중요하게 다뤄져요.
1. 서면 미교부는 과태료가 아니라 벌금 리스크예요
정규직 근로계약에서 근로기준법 제17조의 명시·교부 의무를 위반하면 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있어요. 벌금은 행정청이 부과하는 과태료와 달리 형사처벌 성격이 있으므로, “나중에 필요하면 쓰면 되겠지"라고 미루기보다 입사 전 또는 첫 출근일에 작성·교부하는 방식으로 운영하는 것이 안전해요.
반면 기간제·단시간근로자의 서면명시 의무는 기간제법 제24조에 따라 500만 원 이하의 과태료로 정해져 있어요. 근로자 유형별로 제재가 다르니 구분해서 봐야 해요.
근로자가 재직 중일 때 뒤늦게 작성하더라도 이미 체결 당시 교부하지 않은 사실이 사라지는 것은 아니에요. 퇴사 후 임금, 연장근로, 직무 범위를 두고 신고가 들어오면 문제가 될 수 있어요.
2. 구두 합의만 있고 서면이 없으면 회사가 불리해져요
입사 당시 연봉, 근무시간, 직무를 말로만 정하고 계약서를 쓰지 않은 상태에서 근로관계가 종료되면, 회사는 합의 내용을 증명할 자료가 부족해져요. “포괄임금으로 합의했다”, “주말 근무는 하지 않기로 했다”, “재택근무가 아니라 사무실 근무가 원칙이었다"는 주장이 나오더라도 서면 근거가 없으면 실제 운영 자료와 메시지 기록을 하나씩 뒤져야 해요.
따라서 정규직 근로계약서는 아래 기록이 함께 남아야 해요.
근로계약서 작성일과 교부일
근로자의 서명 또는 전자서명 완료 이력
임금 구성항목, 계산방법, 지급방법
소정근로시간과 휴게시간
휴일, 연차유급휴가, 근무 장소와 업무
3. 근로기준법보다 불리한 조건은 그 부분만 무효예요
근로기준법 제15조는 법에서 정한 기준에 미치지 못하는 근로조건을 정한 근로계약은 그 부분에 한정해 무효라고 정하고 있어요. 계약서에 “연차휴가는 부여하지 않는다”, “연장근로수당은 지급하지 않는다"라고 적어도 그 조항이 그대로 효력을 갖는 것이 아니에요. 무효가 된 부분은 근로기준법 기준으로 대체돼요.
취업규칙보다 불리한 조건도 문제가 될 수 있어요. 회사 취업규칙에는 재택근무 수당이나 추가 휴가를 두고 있는데 개별 근로계약서에서 아무 설명 없이 더 낮은 조건을 정하면, 나중에 어떤 기준이 우선하는지 다툼이 생길 수 있어요. 계약서를 작성하기 전에 취업규칙, 임금규정, 복지규정과 충돌하지 않는지 함께 확인하세요.
4. 위약금·손해배상 예정 조항은 넣을 수 없어요
근로기준법 제20조는 근로계약 불이행에 대한 위약금이나 손해배상액을 미리 정해두는 계약을 맺지 못하도록 하고 있어요. “계약 기간 안에 퇴사하면 OO만 원을 위약금으로 낸다” 같은 문구가 대표적이에요. 같은 법 제21조는 전차금 같은 채권과 임금의 상계를, 제22조는 근로계약에 덧붙인 강제 저축을 금지해요. 이 조항들을 위반하면 제114조에 따라 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있어요.
입사 시 채용 비용이나 교육비를 이유로 이런 문구를 넣는 경우가 많으니, 템플릿을 그대로 가져다 쓰기 전에 한 번 더 확인하세요. 금지되는 조항과 허용되는 범위는 근로계약서 작성 시 이것은 하면 안 돼요!에서 더 자세히 볼 수 있어요.
5. 포괄임금 문구는 적었다고 끝나지 않아요
임금 항목에 “연장·야간·휴일근로수당을 포함한다"고 적었더라도, 근로시간 산정이 어렵지 않은 업무라면 법정수당에 미달하는 부분은 무효가 되고 회사가 그 차액을 지급해야 할 수 있어요. 연봉에 수당이 모두 포함됐다는 구두 설명이나 한 줄짜리 문구만으로는 부족하고, 어떤 수당을 몇 시간 기준으로 포함했는지까지 서면에 구체적으로 남겨야 분쟁을 줄일 수 있어요. 인정 요건과 판례는 포괄임금제란? 도입 전 꼭 확인해야 할 유의 사항에서 확인하세요.
근로계약서 작성 이후에 챙겨야 할 것
1. 서명 후 근로자에게 교부했는지 확인하세요
근로계약서는 작성만으로 끝나지 않고, 임금 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간, 주휴일, 연차유급휴가가 명시된 서면(또는 전자문서)을 근로자에게 교부해야 해요. 회사 보관용만 서명받고 근로자에게 사본을 주지 않는 경우가 자주 있으니, 교부일과 방법을 기록해 두세요.
2. 조건이 바뀌면 다시 작성하세요
근로기준법 제17조는 근로계약 체결 후 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 핵심 사항을 변경하는 경우에도 명시 의무가 있다고 정해요. 아래처럼 근로조건의 핵심이 바뀌면 변경 계약서나 연봉계약서, 전자문서 형태로 다시 교부하는 편이 안전해요.
변경 상황
다시 남길 문서
연봉 인상 또는 임금 구성항목 변경
연봉계약서, 임금 변경 합의서
고정 근무에서 시차 출퇴근제로 변경
근로시간 변경 합의서 또는 변경 근로계약서
직무와 근무 장소가 장기간 바뀜
직무·근무장소 변경 확인서
주휴일 또는 휴게시간 운영 방식 변경
근로계약서 변경본 또는 취업규칙 변경 안내
다만 단체협약이나 취업규칙 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 바뀐 경우에는 근로자의 요구가 있을 때 교부하면 되는 경우도 있어요. 실무에서는 예외를 일일이 판단하기 어렵기 때문에, 직원에게 불리하거나 급여 계산에 영향을 주는 변경은 서면으로 남겨두는 것을 권장해요.
3. 근로계약 관련 서류는 3년간 보존하세요
근로기준법 제42조는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 하고 있어요. 시행령 제22조에 따라 근로계약서는 물론 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 계산 기초에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등이 보존 대상이에요.
보존 기간은 근로계약서의 경우 근로관계가 끝난 날부터 기산해요. 입사 후 3년이 아니라 퇴사일부터 3년이라는 점에 주의하세요. 보존 의무를 지키지 않으면 제116조에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있어요.
4. 전자계약으로 작성·교부·보관을 한 번에 관리하세요
근로기준법 제17조는 전자문서 교부도 인정하고 있어요. 종이 계약서를 출력해 날인하고 스캔해 보관하는 대신 ZUZU start의 전자계약을 사용하면 작성부터 교부, 보관까지 한 곳에서 관리할 수 있어요.
근무 형태별 표준 근로계약서: ZUZU start의 인사관리는 법률 검토를 마친 근무 형태별 표준 근로계약서를 제공해요. 제공되는 템플릿 목록에서 알맞은 항목을 선택하면 되고, 회사에서 쓰던 양식이 있다면 파일을 올려 변수를 지정해 사용할 수도 있어요.
임직원 정보 자동 연동: 표준 계약서는 임직원 정보와 연동되어 주요 항목이 자동으로 채워져요. 직무, 근무지, 근무 요일, 임금항목처럼 비어 있는 항목만 직접 입력하면 돼요. 입사 예정인 신규 인원도 계약 대상자로 추가할 수 있어요.
서명자·인영 자동 날인: 계약서에 서명할 회사 대표자를 등록하고 인영을 미리 등록해 두면 계약서 작성 시 자동으로 날인돼요.
미체결자 리마인드: 계약 진행 현황을 실시간으로 확인하고, 아직 서명하지 않은 대상자에게 리마인드할 수 있어요.
서명 완료와 보관: 모두싸인 연동으로 전자서명을 요청하고, 모든 서명이 끝나면 관리자에게 안내 메일이 발송돼요. 인사관리 > 근로 계약 > 계약 진행 메뉴에서 ‘모든 서명 완료’ 상태를 확인하고 최종 서명 파일을 내려받을 수 있어요. 계약서가 클라우드에 보관되어 서류를 찾을 때도 검색으로 조회할 수 있어서, 앞에서 본 3년 보존 의무를 수기 파일보다 놓치지 않고 관리할 수 있어요.
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